Att låta teamet samlas utanför arbetsplatsen under en eller ett par dagar av intensivt arbete kombinerat med nöjesstunder och god mat bildar teamkänsla och främjar företagets verksamhet, men det är mycket arbete som ingår i organisationen av ett dylikt evenemang. För att er konferens i Göteborg ska lyckas krävs det att förberedelserna startar i god tid, samt att konferensledaren finns till hands från början till slut för att se över minsta detalj.
Avgör syftet med konferensen
Det första som bör göras när idén om en konferens i Göteborg börjar ta form är att bestämma syftet med mötet. Vad vill man åstadkomma? Målet kan vara att kommunicera ny information: till exempel nya arbetssätt, förändringar i företagets organisation, nya mål, strategiska uppdateringar eller nyheter i form av erbjudanden och produkter. Vissa konferenser fokuserar mer på den mänskliga aspekten av företaget och förstärkning av mjuka värden som motivation, teambuilding och grupputveckling. Hit ingår även belöningar för individuella insatser och premier för teamets uppnådda resultat under arbetsårets lopp. Andra saker som kan behandlas i en konferens är de brister och problem som identifierats i verksamheten, samt idéer om hur dessa kan lösas på bästa sätt.
När konferensens syfte definierats, är det dags att formulera temat: en kort fras som skapar samklang med syftet och vid första ögonkastet väcker intresset hos potentiella deltagare.
Hitta den rätta lokalen
Valet av lokal bör ligga högt upp på prioriteringslistan när en konferens ska organiseras, särskilt om man räknar med många deltagare. Antalet godtagbara konferenslokaler är väldigt begränsat, och bokningen bör därför genomföras i snitt 9 månader innan datumet för själva konferensen. Det är också bra att veta i förväg var denna ska hållas, så att aktiviteterna kan planeras enligt lokalens kapacitet och omgivning. Bland de detaljer som bör tas med i räkningen vid valet av mötessal finns följande:
- Deltagarnas transportbehov i förhållande till läget. Hur kommer deltagarna att ta sig till och från lokalen? Hur lång tid kommer det att ta? Vilka transportmöjligheter finns tillgängliga?
- Miljö och omgivning: Vilka vyer appellerar mest på deltagarna? Göteborg bjuder på vackra lokaler mitt i citypulsen, som kan hysa både små och stora konferenser.
- Dina behov när det gäller den mötesform du tänkt dig: finns det utrymme för både gemensamma sessioner och gruppvisa arbeten, utställningsytor, demonstrationer eller kanske parallella seminariespår?
- Logistiska möjligheter: var ska deltagarna bo? Finns det matmöjligheter för alla? Vilka faciliteter erbjuder lokalen – finns det spa? gym? pool? Finns det godtagbar scenutrustning om du planerar middagsunderhållning? Vilka utomhusaktiviteter går att genomföra i anläggningens omgivning?
Det är alltid lättare att planera konferensen enligt lokalen i stället för tvärtom. Detta minskar antalet kompromisser som måste göras och förebygger möjliga hinder.
Programmets struktur
Den inledande aktiviteten bör fokusera på deltagarna som individer, och främja gruppens spontanitet och dynamik. Målet bör vara att låta människor som kanske aldrig träffats förr lära känna varandra och kunna slappna av i varandras sällskap, kanske genom en gemensam nämnare som sedan ska agera samtalsämne under resten av mötet. Vare sig det handlar om en dagkonferens eller ett längre möte, har det bevisats att en kombination av arbete och nöje funkar bäst när det gäller att upprätthålla deltagarnas intresse och entusiasm. Ett väl planerat schema bör avse tid både för arbetsblock och andra, kanske fysiskt krävande aktiviteter som är ovanliga på arbetsplatsen. När innehållet av dessa förblir okänd för deltagarna, växer spänningen och förväntan inför dagens början. En annan detalj som inte bör försummas är tid för korta men frekventa pauser – den exakta tidpunkten för dessa kan dock inte planeras in i förväg, utan måste utses av konferensledaren när det passar bäst.
Dags att skicka inbjudan
Inbjudan som skickas ut till potentiella deltagare fungerar även som varudeklaration: det är innehållet i denna som avgör om personen i fråga kommer att tacka ja eller nej. Det ska klart kunna läggas märke till att konferensen kommer att vara till ansenlig professionell nytta för alla som deltar, vad deras uppgift inom företaget än är. Det har bevisats att man uppnår högst anmälningsfrekvens med program som utförligt redovisar temat på konferensen, syftet med denna samt de olika tal och seminariespår som planerats och det exakta klockslaget för dessa. Det som programmet däremot inte bör avslöja är innehållet för de diverse aktiviteter som planerats – ju mer unika aktiviteter det handlar om, desto större entusiasm väcker de hos deltagarna.
Outsourca, eller genomföra planeringen i egen regi?
Låt frisk luft och nya idéer flöda genom att ta med alla medarbetare på konferens i Göteborg. Det brukar fungera utmärkt när företagets personal själva planerar allt från idé till genomförelse av mötet, men ibland räcker inte tiden till. Det finns flera bra outsorcing-företag som ställer sin expertis till tjänst i dessa fall och hjälper dig organisera en lyckad konferens i Göteborg, genom att förse dig med en professionell projektledare, ekonomisk administration, utformning av programmet, samt råd, referenser och rekommendationer.